Настройка корпоративной почты

Адрес вида manager@ваша-компания говорит клиенту больше, чем ящик на бесплатном сервисе: письмо приходит от организации, а не от частного лица. Но красивый адрес — только начало. Почта должна доходить до получателя, не попадать в спам, не теряться при увольнении сотрудника и не становиться входом для мошенников. Инженеры ITS настраивают и сопровождают корпоративную почту для компаний в Беларуси, России, Казахстане, Кыргызстане и Армении. Работаем удалённо.

С какими задачами к нам обращаются

• письма партнёрам уходят в спам или возвращаются с ошибкой;
• почта живёт на старом хостинге, и никто не помнит, где пароли от домена;
• сотрудник уволился, а его переписка с клиентами осталась в личном ящике;
• от имени компании рассылают поддельные счета;
• нужно перейти на облачный сервис или, наоборот, на собственный почтовый сервер.

Что входит в настройку

Домен и DNS-записи

Проверяем, кому принадлежит домен и у кого доступ к его управлению. Прописываем MX, SPF, DKIM и DMARC: эти записи подтверждают почтовым системам получателей, что письмо действительно отправлено вашим сервером. Без них даже обычное коммерческое предложение рискует оказаться в папке «Спам».

Выбор платформы

Помогаем выбрать между облачной почтой и собственным сервером. Облако снимает заботу об оборудовании и обновлениях, свой сервер даёт полный контроль над данными. Решение зависит от числа сотрудников, требований к хранению переписки и того, кто будет обслуживать систему.

Перенос ящиков

Переносим письма, папки, контакты и календари со старой почты на новую так, чтобы сотрудники не потеряли историю переписки. Переключение планируем на нерабочее время, а после него проверяем приём и отправку на каждом ящике.

Общие ящики, алиасы и группы

Настраиваем адреса отделов (sales@, info@, buh@), рассылки на группу сотрудников и пересылку. При увольнении ящик передаётся руководителю или коллеге, а не удаляется вместе с перепиской.

Защита

Включаем фильтрацию спама и вложений, двухфакторную проверку входа, ограничения на автоматическую пересылку наружу. Объясняем сотрудникам, как распознать фишинговое письмо. Почтовая защита хорошо дополняет настройку межсетевого экрана в офисе.

Резервные копии и учётные записи

Настраиваем резервное копирование почты, чтобы удалённое по ошибке письмо можно было вернуть. Если в компании есть домен Windows, связываем почту с Active Directory: сотрудник входит под одной учётной записью, а при увольнении доступ закрывается сразу везде.

Как мы работаем

1. Изучаем текущую почту, домен и список ящиков.
2. Согласовываем с вами платформу, план переноса и время переключения.
3. Настраиваем, переносим, проверяем доставку писем.
4. Передаём вам документацию: где управляется домен, какие записи прописаны, кто администратор.
5. По желанию берём почту на постоянное сопровождение в рамках IT-аутсорсинга.

Удалённое подключение инженера ITS к пользователю позволяет настроить почтовую программу на компьютере или телефоне сотрудника без выезда. Чтобы обсудить задачу, напишите на webinfo@its.by. Если почта уже обслуживается нами и что-то сломалось — на support@its.by.

Вопросы и ответы

Можно ли сохранить старую переписку при переходе на новую почту?

Да. Мы переносим письма, папки и контакты со старого сервиса, а после переключения проверяем, что история на месте у каждого сотрудника.

Почему наши письма попадают в спам?

Чаще всего у домена не настроены SPF, DKIM и DMARC или адрес сервера попал в чёрные списки. Мы проверяем записи и репутацию отправителя и исправляем причину.

Что лучше: облачная почта или свой сервер?

Облако проще в обслуживании, собственный сервер даёт больше контроля над данными. Мы сравним оба варианта для вашей компании и поможем выбрать.

Будет ли почта недоступна во время переноса?

Переключение планируем на нерабочее время. Письма, пришедшие в этот момент, не теряются: они доставляются в новый ящик после смены записей.

Работаете ли вы с компаниями не из Беларуси?

Да, мы удалённо работаем с компаниями из Беларуси, России, Казахстана, Кыргызстана и Армении.